(趣旨)

第1条　この訓令は、教育委員会事務局及び教育機関(以下「事務局等」という。)における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。ただし、平泉町立小学校及び中学校については、別に定める平泉町立小中学校文書取扱規程(平成9年平泉町教育委員会訓令第1号の2)に基づき行うものとする。

(処理の原則)

第2条　文書は、正確迅速に取り扱い、教育行政が円滑適正かつ効率的に行われるよう処理しなければならない。

(文書記述の原則)

第3条　文書を作成するときは、文字を明確に書き、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により平易簡明な口語体にしなければならない。

(秘密保持の原則)

第4条　秘密文書は、特に細密な注意を払って取り扱い、部外の者又は当事者以外の者の目にふれる箇所に放置してはならない。

(文書取扱主任)

第5条　事務局等にそれぞれ文書取扱主任(以下「主任」という。)を置く。

(収受及び配布)

第6条　事務局等に到着した文書及び物品は、主任において、次の各号により収受及び配布をしなければならない。

(郵便料金の未納又は不足の文書)

第7条　郵便料金の未納又は不足の文書が到着したときは、発信者が官公庁であるとき、又は公務に関し特に必要と認められるときに限り、その未納又は不足の料金を納付して収受することができる。

(担当者が直接受け付けた文書)

第8条　担当者が直接受け付けた文書は、直ちに主任に回付して、第6条の処理を経なければならない。

(電話又は口頭の処理)

第9条　電話又は口頭で受けた重要な事項は、その要旨を電話(口頭)受付票(様式第5号)に記載して、収受文書と同じく処理しなければならない。

(配布を受けた文書の取扱い)

第10条　各担当者が文書の配布を受けたときは、自ら処理しなければならない。

第11条　担当者は、配布を受けた文書がその分掌に属さないものであると認めるときは、担当者相互間で転送することなく、直ちに主任に返付しなければならない。

(例規文書等の処理)

第12条　中央官庁、県等からの令達又は通達等で例規となる文書は、その欄外に「例規」の表示を朱書して処理しなければならない。

第13条　教育機関において、中央官庁、県等から直接収受した文書のうち異例に属する文書は、その文書又はその文書の写しを、速やかに教育長に回付しなければならない。

(秘密扱い不要文書の取扱い)

第14条　第6条第4号による親展文書のうち、秘密の取扱いを要しないものは、これを主任に回付して同条の手続を経なければならない。

(起案)

第15条　起案は、次条から第20条までに規定する場合を除き、回議用紙(様式第6号、接続紙にあっては様式第7号、条例、規則等立案の接続紙にあっては様式第8号)を用い、簡明な標題をつけたのち、必要のあるものについては、文案の前に起案の理由を伺いとして記述し、本文の後に準拠法令の条文、参考書類又はその要旨及び予算関係等必要な事項を摘記し、又は添付しなければならない。

(余白及び帳簿処理)

第16条　内容の軽易なもの又は所定の様式のあるものについては、文書の余白により、又は一定の帳簿を設けて起案することができる。

(例文処理)

第17条　同一の文案で処理することができるものについては、これを最初の回議案で「例文」として決裁を受け、前条の取扱いをすることができる。

(符せん用紙処理)

第18条　軽易な照復又は連絡で、その文書を残す必要のないもの及び文書の不備、違式又は差出人の申出によって返付するものは、符せん用紙(様式第9号)を用いて処理することができる。

(照復用紙処理)

第19条　督促又は軽易な事件の照会は、照会用紙(様式第10号)を用いて処理することができる。

(決裁)

第20条　回議案は、平泉町教育委員会専決代決規程(昭和47年平泉町教育委員会訓令第1号)により決裁を受けなければならない。

第21条　回議案で急を要するものは、下欄に赤紙をはりつけ、秘密を要するものは、大型封筒に収め、その封皮に「秘」と朱書しなければならない。

(特殊取扱いの表示)

第22条　回議案で期限のあるものはその期日を、内容の重要なものは「重要」と、秘密に属するものは「秘」と、例規に属するものは「例規」と、回議用紙の摘要欄(以下「摘要欄」という。)に朱書しなければならない。

(回議案の合議)

第23条　回議案で他に関係あるものは、当該関係者に合議しなければならない。ただし、あらかじめ、関係者と協議し、又は文書の写しを送付して意見を求めて、意見の調整ができた場合は、この限りでない。

(決裁後の処理)

第24条　決裁を完了した回議案(以下「原議」という。)には、決裁完了後、直ちに、決裁印(様式第11号)を押して、決裁の年月日を明らかにしておかなければならない。

(処理の完結)

第25条　文書処理簿に記載した事案が、第28条の規定により主任を経由して完結となったときは、主任において文書処理簿の完結整理をしなければならない。

(浄書及び発送文書の回付)

第26条　発送を要する文書は、浄書及び校合をし、公印を押し、封筒に入れて封皮にあて先を記載し、原議を添えて別に定める発送時刻までに主任に回付しなければならない。

第27条　回議の手続によらないで、文書、小包及び物品を発送しようとするときは、文書差立簿(様式第12号)により決裁を受けたうえ、封入又は包装し、主任に回付しなければならない。

第28条　文書、小包及び物品を主任において発送するときは、次の各号によらなければならない。

(発送)

第29条　文書は、決裁後、直ちに発送しなければならない。

(郵便料金節減の取扱い)

第30条　主任は、原議に速達その他特殊取扱いの表示があっても、内容を閲覧して、その必要がないと認めたときは、担当者に連絡してその発送方法を変更することができる。

(文書の再発行)

第31条　施行した文書について、同一のものを再発行する必要があるときは、摘要欄にその旨を記載して事務局等の承認を受けなければならない。

(発送原議の返付)

第32条　主任において文書の発送が終わったときは、第28条第1号の処理を確認して、起案者に原議を返付しなければならない。

(公文書の種類)

第33条　公文書は、令達文書及び一般文書とし、令達文書以外の文書を一般文書とする。

(令達の種類)

第34条　令達文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第35条　文書には、次の各号により記号及び番号を付けなければならない。ただし、法令に記号及び番号について特に規定されているもの、許可証、認可証、辞令、表彰状、副申書、書簡文等及び慣例により記号、番号を必要としないものは、この限りでない。

(文書の差出名)

第36条　文書はすべて、事務局にあっては教育委員会名、教育機関にあっては、教育機関の長名を用いなければならない。ただし、委任された事項及び軽易なものについては、教育長名若しくは教育機関名を用いることができる。

(公印の使用)

第37条　文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(文書の日付)

第38条　文書の日付は、施行の日とする。ただし、特に期日の指定があるものについては、この限りでない。

(完結文書の保存)

第39条　完結文書(帳簿、台帳、図書等を含む。)は、各係において次条に規定する種類により分類製本のうえ、文書保存台帳(様式第16号)に記載し、文書庫に保存しなければならない。

(保存年限)

第40条　保存年限を分けて、次の4種類とする。

(製本の要領)

第41条　文書の製本要領は、次のとおりとする。

(保存上の注意)

第42条　主任は、次の事項に留意して、保存文書を管理しなければならない。

(庁外搬出の制限)

第43条　主任は、保存文書を事務局外に搬出させてはならない。ただし、官公署その他から借覧の請求があった場合で事務局等の長が必要と認めたときは、この限りでない。

(文書の借覧)

第44条　職員は、保存文書を借覧しようとするときは、保存文書措覧簿(様式第19号)に所要事項を記載して、主任に提出しなければならない。

(文書の廃棄)

第45条　主任は、保管又は保存を必要としない文書を廃棄するものとする。

(補則)

第46条　教育機関の長は、当該機関の文書の取扱いについて、特別の必要がある場合は、教育長の承認を受けて、特別の定めをすることができる。