○平泉町立小中学校文書取扱規程
平成9年3月27日
教委訓令第1号の2
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、平泉町立小中学校における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(文書処理の原則)
第2条 文書は、正確迅速に取り扱い、学校経営が円滑適正かつ効率的に行われるよう処理しなければならない。
(文書取扱主任)
第3条 学校に文書取扱主任(以下「主任」という。)を置き、当該学校の事務職員の中から校長が指定する者を持って充てる。
2 主任は、校長の命を受け、学校における次の各号に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の整理及び保管に関すること。
(4) 文書事務の改善指導に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関すること。
3 主任不在の場合は、学校長の指定した職員がこれにあたる。
(文書の記号及び番号)
第4条 文書には、記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易な文書については、文書番号を省略できる。
2 文書の記号及び番号は、次のとおりとする。
(1) 発送文書の記号は、学校を表示する略号を用いる。
(2) 文書番号は、文書処理簿の一連番号を用い、毎年4月1日に始まり翌年3月31日に終わる。
(3) 同一事案に属する文書は、完結に至るまで同一番号を用いる。
(文書の分類及び保存年限)
第5条 文書の分類及び保存年限は、別表の標準文書分類表によるものとする。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の収受及び配布)
第6条 学校に到達した文書は、主任において収受し、次の各号に定める手続により処理するものとする。
(2) 親展文書等は、封皮に収受印を押し、特殊文書等配布簿(様式第4号)に受領印を徴して名宛人に配布する。
(3) 収受した文書は、校長の閲覧に供した後、その指示により当該事務の担当者に配布する。
第3章 文書の処理
(文書の処理)
第7条 校長は、収受した文書を自ら処理するものを除き、当該事務の担当者に速やかに処理させなければならない。
2 文書は、左横書きとする。ただし、法令に定めがあるもの及び校長が特に縦書きを必要と認めたものについては、この限りではない。
3 文体は、平易、簡潔かつ明瞭に表現する。
(起案文書の決裁)
第9条 起案者は、主任に起案文書を提示し、文書処理簿に必要事項を記載後、関係者に回議のうえ校長の決裁を受けなければならない。ただし、機密を要するもの、緊急を要するもの等は、校長の指示を受けて通常の手続によらず処理することができる。
第4章 文書の浄書及び発送
(浄書)
第10条 決裁を受けた文書(起案文書)は、原則として起案者が浄書し、起案文書と照合する。
2 外部へ発送する文書(発送文書)は、原則として校長名を用いるものとする。
(公印の押印)
第11条 発送文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易なものは、これを省略することができる。
(文書の発送)
第12条 起案者は、発送文書を決裁文書とともに主任に回付し、回付された発送文書は主任が、直ちに発送の手続をしなければならない。
第5章 文書の整理・保管及び保存
(文書の整理・保管)
第13条 文書は、常にその所在箇所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。
2 担当者は、文書が決裁されたとき、又は処理が完結したときは、当該文書を直ちに主任に引き継ぐものとする。
3 主任は、引継ぎを受けた文書を別表の標準文書分類表に基づいて分類し、所定の場所に保管しておくものとする。
(文書の保存)
第14条 完結文書の保存年限は、別に法令等の定めがあるものを除き、別表の標準文書分類表によるものとする。
2 保存年限は、原則として、会計年度によるものは翌年の4月1日、暦年によるものは翌年1月1日から起算するものとする。
(保存文書の管理)
第15条 主任は、保存すべき文書を保存年限毎に整理し、校長の指定する場所に保存しなければならない。
(保存文書の閲覧及び貸出し)
第16条 保存文書を閲覧し、又は貸出しを受けようとする者は、主任に申し出るものとする。
(文書の廃棄)
第17条 保存年限を経過した文書又は保存年限を経過しない文書であっても保存の必要がないと認められる文書は、校長の承認を受け、速やかに廃棄しなければならない。
2 保存年限を経過した文書で、校長が、なお必要と認めたときは、保存年限を延長することができる。
3 廃棄処理の方法は、焼却又は切断等適正な方法を取らなければならない。
(補則)
第18条 この訓令によりがたいものについては、平泉町教育委員会文書取扱規程(昭和50年平泉町教育委員会訓令第2号)による。
附則
この訓令は、平成9年4月1日から施行する。
附則(平成22年教委訓令第2号)
この訓令は、公布の日から施行し、平成21年4月1日から適用する。
附則(平成23年教委訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
別表(第5条、第13条、第14条関係)
標準文書分類表
大分類 | 中分類 | 小分類 | ファイル名 | 保存期間 | 備考 |
A総務 | 0総括 | 0例規・通達 | 1例規・通達(総務) | 常備 | 学校経営関係例規・通達 |
1総務一般 | 1総務一般 | 3年 | 学校要覧・卒業アルバムを含む | ||
2学校日誌 | 5年 |
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3事務引継書 | 永年 | 学校長 | |||
2法令集 | 1共済組合・互助会規定 | 常備 |
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2市町村例規集 | 常備 |
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3各種事務処理の手引き | 常備 |
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3校内内規 | 1各種校内内規 | 常備 |
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4学校沿革誌 | 1学校沿革誌 | 永年 |
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5会議記録 | 1職員会議録 | 3年 | 朝会記録を含む | ||
6会議 | 1会議開催通知 | 1年 |
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7案内 | 1各種案内状 | 1年 |
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2案内状発送名簿 | 3年 |
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1経営・組織 | 1企画調整 | 1企画調整一般 | 3年 | 経営計画・校内調整・学校視察含む | |
2教育計画(年計画) | 5年 |
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2組織 | 1校務・事務分掌 | 3年 | 職員緊急連絡網を含む | ||
3監査 | 1監査一般 | 3年 |
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2文書 | 1文書取扱規定 | 1文書取扱規定 | 常備 | 文書分類表を含む | |
2収受発送 | 1文書処理簿 | 5年 |
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2特殊文書等配布簿 | 1年 |
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3広報 | 1学校だより | 1年 | 学校長だよりを含む | ||
3調査・統計 | 1調査・統計一般 | 1調査・統計一般 | 3年 | 調査資料を含む | |
2指定統計 | 1学校基本調査 | 10年 |
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2学校保健調査表 | 10年 |
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3その他指定統計一般 | 10年 |
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3委託調査 | 1委託調査一般 | 3年 |
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2教育費調査 | 3年 |
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B人事・福利・厚生 | 0統括 | 0例規通達 | 1例規通達(人事・服務) | 常備 |
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2例規通達(給与・旅費) | 常備 |
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3例規通達(福利・厚生) | 常備 |
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1人事一般 | 1人事一般 | 1年 |
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2人事記録 | 1事故報告書 | 5年 |
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2内申書・具申書(秘密) | 3年 |
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3旧職員履歴書 | 永年 |
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4現職員履歴書 | 常備 |
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5辞令簿 | 永年 |
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6着任届 | 3年 |
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7人事個表(秘密) | 3年 |
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8人事一覧表(秘密) | 3年 |
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9勤務評定書(秘密) | 5年 |
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3職員諸証明 | 1職員諸証明 | 1年 |
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4免許状 | 1免許状 | 3年 | 調定講習を含む | ||
5公務・通勤災害 | 1公務・通勤災害 | 10年 | 職員事故報告書を含む | ||
1任免 | 1任免 | 1任免一般 | 5年 | 主任発令を含む | |
2臨時職員 | 1臨時的任用教職員 | 5年 |
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2服務 | 1服務一般 | 1服務関係一般 | 3年 |
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2請願・諸届 | 1服務一般申請・承認 | 5年 | 諸届を含む | ||
2職専免申請・承認 | 5年 |
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3勤務記録 | 1出勤簿 | 5年 |
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2職務専念義務免除承認整理簿 | 5年 |
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3勤務場所外研修承認申請書 | 5年 |
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4休暇処理票 | 2年 |
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5職員勤務記録月報 | 5年 |
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6週休日等の指定簿 | 5年 |
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7代休日指定簿 | 2年 |
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8超過勤務記録簿 | 5年 |
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9週休日等の振替簿 | 2年 |
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3給与 | 1給料一般 | 1給料一般 | 3年 |
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2昇給昇格 | 1昇給昇格 | 3年 |
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3基準給与簿 | 1基準給与簿(写) | 5年 |
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4口座振込 | 1口座振込 | 5年 | 振込依頼書は常備 | ||
5給与控除 | 1給与諸控除 | 1年 |
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4諸手当 | 1手当一般 | 1手当一般 | 5年 | 手当関係文書 | |
2諸手当申請 | 1子ども手当現況届(写) | 常備 |
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2扶養親族届(写) | 常備 |
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3通勤届(写) | 常備 |
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4住居届(写) | 常備 |
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5単身赴任届(写) | 常備 |
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6へき地手当 | 常備 |
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3諸手当整理簿 | 1勤務実績報告書 | 5年 |
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2教員特殊業務手当整理簿 | 5年 |
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3教育業務連絡指導手当整理簿 | 5年 |
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4多学年学級担当手当整理簿 | 5年 |
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5部活動等指導業務従事報告書 | 5年 |
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6世帯主認定申請書 | 3年 |
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7期末・勤勉手当報告書 | 3年 |
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5旅費 | 1旅費関係一般 | 1旅費関係一般 | 3年 |
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2旅行命令票 | 1旅行命令票 | 5年 |
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2私用車の公用使用簿 | 5年 |
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3復命書 | 1復命書 | 5年 |
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6研修 | 1任命者研修 | 1任命者研修 | 3年 |
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2教育センター | 1教育センター | 3年 |
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3各種研究会 | 1各種研究会 | 1年 |
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2学校公開 | 1年 |
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3職能団体研修 | 1年 |
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4自主研究団体研修 | 1年 |
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4講習会 | 1各種講習会 | 1年 |
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7福利・厚生 | 1職員健康管理 | 1健康診断一般 | 1年 |
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2共済組合 | 1共済組合 | 3年 |
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3互助会 | 1互助会 | 3年 |
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4財形貯蓄 | 1財形貯蓄 | 常備 |
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5職員互助団体 | 1職員互助団体 | 1年 | 退教互・教職員共済・学生協 | ||
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6福利・厚生事業 | 1福利・厚生一般 | 3年 | 教職員レクを含む | ||
2退職関係 | 1年 |
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C管財 | 0総括 | 0例規通達 | 1例規通達(管財) | 常備 |
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1管財一般 | 1管財一般 | 3年 | 物品管理、校舎校具貸出他 | ||
2防災 | 1防災関係 | 3年 |
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2消防計画 | 常備 |
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3寄附 | 1寄附採納 | 永年 |
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1施設・設備 | 1施設台帳 | 1施設台帳 | 永年 |
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2学校図面 | 永年 |
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2管理 | 1営繕一般 | 3年 | 保守点検を含む | ||
2プール管理日誌 | 3年 |
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3施設・設備委託点検 | 1警備保障 | 5年 |
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2防火設備点検表 | 5年 |
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3電気施設点検表 | 5年 |
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4貯水槽設備点検表 | 5年 |
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5ガス施設点検表 | 5年 |
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6し尿浄化槽設備点検表 | 5年 |
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7水道衛生管理 | 5年 |
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8プール点検 | 5年 |
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2物品管理 | 1備品台帳 | 1理振・教材台帳 | 永年 |
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2図書原簿 | 常備 |
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3学校給食施設設備台帳 | 永年 |
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4備品カード | 常備 |
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5物品出納簿 | 常備 |
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2処分 | 1物品返納票 | 3年 |
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3予算経理 | 1予算計画 | 1予算計画 | 3年 | 予算要求書・教材・理振 | |
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2執行 | 1予算差引簿 | 5年 |
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2予算執行伝票 | 5年 |
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3電話使用簿(公用・私用) | 5年 |
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4郵券受払簿 | 5年 |
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5コピー使用簿 | 5年 |
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3徴収金会計 | 1徴収金会計 | 3年 | 通知文書・出納簿・決算書・領収書 | ||
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D教務 | 0総括 | 0例規・通達 | 1例規・通達(教務・学事) | 常備 |
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1教務一般 | 1教務一般 | 3年 | 学事一般・振替授業・出席停止含む | ||
2学力検査 | 3年 |
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3スクールバス運行計画 | 3年 |
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4進級・卒業判定資料 | 3年 |
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2学級編成 | 1学級編成資料 | 5年 |
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3学籍 | 1学籍一般 | 5年 |
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2指導要録(学籍) | 20年 |
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3指導要録(指導) | 5年 |
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4指導要録抄本 | 5年 |
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5除籍簿 | 20年 |
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6卒業生台帳 | 永年 |
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7修了生台帳 | 永年 |
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8児童生徒出席簿 | 5年 |
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9就学児童生徒名簿 | 5年 | 児童生徒異動通知書を含む | |||
4就学時検査 | 1就学時検査 | 5年 |
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5特殊教育 | 1特殊教育一般 | 3年 |
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2就学指導委員会 | 5年 |
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6教育実習 | 1教育実習 | 3年 |
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1学事 | 1転出入 | 1転出入関係一般 | 5年 |
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2教科書 | 1教科書一般 | 3年 |
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2教科書無償給与 | 5年 |
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3補助教材 | 1補助教材 | 3年 | 副読本・使用教材届 | ||
4就学援助費補助金 | 1就学援助一般 | 5年 |
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2世帯票 | 常備 |
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5特殊教育就学奨励費 | 1特殊教育就学奨励費一般 | 5年 |
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6児童・生徒証明 | 1児童・生徒諸証明 | 1年 |
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2学割 | 1年 |
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2研究 | 1校内研究 | 1校内研究 | 3年 | 講師派遣申請 | |
2研究会資料 | 1研究会資料 | 3年 | 研究紀要・研究発表会資料 | ||
3保健体育 | 1児童・生徒健康記録 | 1児童・生徒健康記録一般 | 5年 | 出席停止・予防接種を含む | |
2保健日誌 | 5年 |
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3校医執務記録簿 | 5年 | 歯科医・学校薬剤師を含む | |||
4児童生徒健康診断票 | 5年 |
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2諸検査 | 1諸検査 | 5年 |
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3学校災害保障 | 1学校体育健康センター | 5年 |
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2学校安全互助会 | 5年 |
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4学校給食 | 1学校給食一般 | 5年 |
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2給食日誌 | 5年 |
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3学校給食経理簿 | 5年 |
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4給食費徴収簿 | 5年 |
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5学校体育 | 1学校体育一般 | 1年 |
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2学校体育連盟(小・中体連) | 3年 |
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3運動能力調査記録 | 5年 |
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E指導 | 0総括 | 0例規・通達 | 1例規・通達(指導) | 常備 |
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1指導一般 | 1指導一般 | 5年 | 成績評価・知能検査を含む | ||
2家庭環境調査書 | 常備 |
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3事故報告書 | 5年 |
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4学年・学級通信 | 1年 |
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2表彰記録 | 1表彰者記録 | 5年 |
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3児童生徒派遣 | 1児童生徒派遣 | 3年 |
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1教科 | 1教科指導 | 1教科指導一般 | 3年 |
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2作品応募 | 1作品応募 | 1年 |
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2教科外 | 1道徳教育 | 1道徳教育 | 3年 |
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2視聴覚教育 | 1視聴覚教育一般 | 3年 |
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3図書館教育 | 1図書館一般 | 3年 |
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4必修クラブ | 1必修クラブ | 3年 |
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3生活指導 | 1生徒指導 | 1生徒指導一般 | 3年 |
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2学校警察連絡協議会 | 1年 | 少年センター含む | |||
2教育相談 | 1教育相談 | 3年 |
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3進路指導 | 1進路指導一般 | 3年 | 奨学金含む | ||
4保健指導 | 1保健指導一般 | 3年 |
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2保健環境調査 | 常備 |
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5安全指導 | 1安全教育一般 | 3年 | 避難訓練を含む | ||
6給食指導 | 1学校給食一般 | 3年 |
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7清掃指導 | 1清掃指導計画 | 3年 |
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4特活・行事 | 1児童生徒会活動 | 1児童生徒会活動一般 | 3年 |
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2部活動 | 3年 |
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2儀式的行事 | 1入学式 | 3年 |
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2卒業式 | 3年 |
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3学芸的行事 | 1学習発表会・文化祭 | 3年 |
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4体育的行事 | 1体育的行事一般 | 3年 |
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2運動会 | 3年 |
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5遠足的行事 | 1遠足 | 3年 |
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2集団宿泊学習 | 3年 |
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3修学旅行 | 3年 |
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6その他行事 | 1その他行事 | 3年 |
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F渉外 | 0総括 | 0例規・通達 | 1例規・通達(渉外) | 常備 |
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1社会教育 | 1社会教育一般 | 1社会教育一般 | 1年 |
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2教育振興運動 | 1教育振興運動 | 1年 |
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3家庭教育学級 | 1家庭教育学級 | 1年 |
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2社会体育 | 1社会体育 | 1社会体育一般 | 1年 |
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2学級開放 | 1学級開放一般 | 3年 |
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3スポ少 | 1スポーツ少年団 | 1年 |
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3PTA | 1規約・規定 | 1PTA会則 | 常備 |
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2活動記録 | 1PTA活動記録 | 3年 | 名簿を含む | ||
3会計 | 1PTA会計 | 3年 |
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2PTA備品台帳 | 常備 |
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4県P安全互助会 | 1県PTA安全互助会 | 5年 |
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4その他 | 1同窓会 | 1同窓会 | 常備 |
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