○平泉町役場文書取扱規程
昭和53年8月18日
訓令第4号
目次
第1章 総則(第1条―第5条の2)
第2章 文書の収受及び配布
第1節 収受又は配布(第6条―第8条)
第2節 配布を受けた文書の取扱い(第9条―第12条)
第3章 文書の起案、決裁及び合議
第1節 起案(第13条―第16条)
第2節 決裁及び合議(第17条―第22条)
第4章 浄書及び発送(第23条・第24条の2)
第5章 公文方式(第25条―第31条)
第6章 保管及び保存(第32条―第39条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、平泉町役場(以下「本庁」という。)における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した書類、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないことを確認することができるものであること。
(3) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワーク(国及び地方公共団体の組織内ネットワークを相互に接続した情報通信ネットワークをいう。以下同じ。)の電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される電磁的記録をいう。
(処理の原則)
第2条 文書は、正確、迅速に取扱い、町政が円滑適正かつ効率的に行われるよう処理しなければならない。
(文書記述の原則)
第3条 文書を作成するときは、文字を明確に書き、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により平易簡明な口語体にしなければならない。
2 文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次の各号に掲げるものにあっては、この限りでない。
(1) 法令により様式を縦書きと定められているもの
(2) 祝辞、弔辞その他これらに類するもの
(秘密保持の原則)
第4条 秘密文書は、特に細密な注意を払って取扱い、部外の者又は当事者以外の者の目にふれる箇所に放置してはならない。
(文書取扱担当者)
第5条 各課(室を含む。以下同じ。)の文書取扱担当者は、主管課長(室長を含む。以下同じ。)をもって充てる。
2 文書取扱担当者は、各課における次の各号に掲げる事項を処理しなければならない。
(1) 配布を受けた文書の受領
(2) 文書の整理及び保管
(3) 総合行政ネットワーク文書の処理に関すること。
(4) その他文書の処理に関し必要な事項
(電子文書取扱者)
第5条の2 第5条の規定に定めるもののほか、総合行政ネットワーク文書の受信及び送信に関する事務に従事する電子文書取扱者を総務課に置く。
第2章 文書の収受及び配布
第1節 収受又は配布
(収受及び配布)
第6条 本庁に到達した文書及び物品は、総務課において次の各号により収受及び配布しなければならない。
(1) 文書(親展文書及び戸籍関係書類を除く。)は、開封のうえ、課室別に区分して主管課の文書取扱担当者に配布すること。
(3) 審査請求書、訴訟書、選挙関係書等で収受の日時がその効力に影響を及ぼす文書は、その欄外に到達日時を記入して取扱者が認印し、かつ、封皮のあるものは、これを添えて前2号の手続をとること。この場合において、戸籍関係書類については、その封皮に収受印を押し、これを添えて主管課に配布すること。
(5) 親展文書は、その封皮に収受印を押し、あて先に配布すること。
(6) 2以上の課の所管にわたる文書は、その関係の最も多い課に配布すること。
(7) 文書の差出人が自ら出頭して、その処理を待つものについては、直ちに前各号の手続をとり、速やかに処理すること。
(8) 執務時間外に本庁に到達した文書及び物品で総務課長が町の指定する警備会社の警備員から引継ぎを受けたものは、前各号の規定により処理しなければならない。
(9) 各課で直接受付けた文書は、直ちに総務課に回付し、前各号の処理を経なければならない。
(受信した総合行政ネットワーク文書の処理)
第6条の2 総合行政ネットワーク文書を受信したときは、次に掲げるところにより、総務課において処理しなければならない。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該総合行政ネットワーク文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
2 電子文書取扱者は、総合行政ネットワーク文書を受信したときは、前項の処理を行った後、当該総合行政ネットワーク文書を主管課に配信しなければならない。
3 文書取扱担当者は、前項の規定により配信された総合行政ネットワーク文書を用紙に出力し、収受文書として処理しなければならない。
(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)
第7条 郵便料金の未納又は不足の文書が到達したときは、発信人が官公庁であるとき、又は公務に関し特に必要と認められるときに限り、その未納又は不足料金を納付して収受することができる。
(電話又は口頭の処理)
第8条 電話又は口頭で受けた重要な事項は、その要旨を電話(口頭)受付票(様式第5号)に記載して収受文書と同じく処理しなければならない。
第2節 配布を受けた文書の取扱い
(処理の責任)
第9条 文書取扱担当者は、第6条第1号の規定により配布を受けた文書を速やかにこれを検閲し、自ら処理するもののほか、処理意見を示して担当者に配布しなければならない。
2 各課長は、前項の規定により配布された文書で重要又は異例に属するものについては、速やかに上司の閲覧に供し、その処理について指示を受けなければならない。
3 各課長は、配布を受けた文書が当該課の主管に属さないものであると認めるときは、配布先について意見を付して総務課に返付しなければならない。
(即日処理の原則)
第10条 処理担当者は、文書の配布を受けたときは、即日回覧に供し、又は処理に着手するように努めなければならない。ただし、直ちに処理できないものについては、処理計画をたてて課長の承認を受けなければならない。
(例規文書の処理)
第11条 官公庁からの通達等で例規となる文書は、その欄外に「例規」の表示を朱書して処理のうえ、必要あるものはその写しを関係各課に配布しなければならない。
(秘密扱い不要文書の取扱い)
第12条 第6条第5号の規定により配布を受けた親展文書のうち、秘密の取扱いを要しない文書は、総務課に回付しなければならない。
第3章 文書の起案、決裁及び合議
第1節 起案
2 起案者は、その責任を明確にするため、前項の回議用紙の「起案者」欄に職氏名を記載して認印しなければならない。
3 回議案には、関係書類をよく添付して、事案の経過を知りやすいようにしなければならない。
4 回議案については、重要な事項を訂正し、又は添削したときは、その箇所に認印しなければならない。
5 電報の回議案は、特に簡明を旨とし、本文及びあて先のわきには電文をかなで朱書しなければならない。
(余白及び帳簿処理)
第14条 内容の軽易なもの又は所定の様式のあるものについては、文書の余白又は一定の帳簿を設けて起案することができる。
(例文処理)
第15条 同一の文案で処理できるものについては、これを最初の回議案で「例文」として決裁を受け、前条の取扱いをすることができる。
(符せん用紙処理)
第16条 軽易な照復又は連絡で、その文書を残す必要のないもの及び文書の不備、違式又は差出人の申し出によって返付するものは、符せん用紙(様式第8号)を用いて処理することができる。
第2節 決裁及び合議
(決裁)
第17条 回議案は、平泉町長部局代決専決規程(昭和53年平泉町訓令第2号)により決裁を受けなければならない。
2 前項の場合において、代決した事項については、代決者はその回議案に「要後閲」と朱書し、上司の登庁後、直ちに承認を受けなければならない。ただし、軽易なもの又は定例に属するものについては、この限りではない。
(持回り決裁)
第18条 回議案で急を要するもの又は秘密を要するもの若しくは重要なものは、その内容について十分説明できる者が持ち回りして決裁を受けなければならない。
(特殊取扱いの表示)
第19条 回議案で期限のあるものはその期日を、内容の重要なものは「重要」、秘密に関するものは「秘」、例規に属するものは「例規」と回議用紙の摘要欄(以下「摘要欄」という。)に朱書しなければならない。
2 回議案で施行上特殊取扱いを要するものについては「親展」、「電報」、「速達」、「書留」等その要領を摘要欄に朱書しなければならない。
(回議案の合議)
第20条 回議案で他課に関係のあるものは、関係課長に合議しなければならない。
(総務課長への合議)
第21条 回議案で次の各号に掲げるものについては、総務課長に合議しなければならない。
(1) 条例、規則及び訓令に関するもの
(2) 告示、公告及び達に関するもの
(3) 重要な例規に関するもの
(4) 異例に属する審査請求及び争訟に関するもの
(5) 異例に属する公法上の契約及び私権の得喪変更に関するもの
(6) その他重要なもの又は異例若しくは新例に属するもの
(決裁後の処理)
第22条 決裁を完了した回議案(以下「原議」という。)には、決裁完了後、決裁日付を記入しておかなければならない。
2 決裁が起案の趣旨と異なるときは、合議者にその旨を連絡しなければならない。
3 前2項の手続を経たもので施行を要するものは、直ちにその手続をしなければならない。
第4章 浄書及び発送
(浄書、校合及び回付)
第23条 発送する文書は、主管課において浄書校合し、公印を押し文書処理簿(様式第2号)に記載して退庁時刻1時間前までに郵便差し箱に投入しなければならない。
2 機密文書は、起案者自から浄書校合し、封入のうえ、文書処理簿(様式第2号)により総務課に回付しなければならない。
3 回議手続によらないで、文書又は物品を発送しようとするときは、主管課において所要事項を記載した文書処理簿(様式第2号)により発送するものとする。
(電子署名)
第23条の2 総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を送信するときは、電子署名を行わなければならない。
2 総合行政ネットワーク文書に電子署名を受けようとする職員は、原議を添えて当該総合行政ネットワーク文書を電子文書取扱者に提出し、電子署名を行うことを請求するものとする。
3 電子文書取扱者は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を行うべき総合行政ネットワーク文書を当該総合行政ネットワーク文書に係る原議と照合し、相違がないことを確認して電子署名を行うものとする。
4 電子署名を行うために必要な手続等は、別に定める。
(発送)
第24条 文書、小包及び物品を発送するときは、次の各号によらなければならない。
(1) 文書は、当日発送しなければならない。ただし、支障がないと認められるものについては翌日発送することができる。
(2) 発送を要する文書と原議を照合し、公印を押印すること。
(3) 原議に発送年月日を記入すること。
(4) 電報により発信するときは、電報発信整理簿(様式第10号)に記載のうえ、電話により発信すること。
(総合行政ネットワーク文書の発信)
第24条の2 総合行政ネットワーク文書の発信は、町の所管する送受信装置から通信回線を利用して送信することにより行うものとする。
2 総合行政ネットワーク文書の発信は、総務課において行うものとする。
3 前2項の規定により通信回線を利用して発信するときは、その旨を原議に記載しなければならない。
第5章 公文方式
(公文書の種類)
第25条 公文書は、令達文書及び一般文書とし、令達文書以外の文書を一般文書とする。
(令達文書の種類)
第26条 令達文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によるもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定によるもの
(3) 告示 法令の規定等で公示が義務づけられているもの又は公表を要する行政処分若しくは規程等で公示するもの
(4) 公告 公示するもので告示以外のもの
(5) 訓令 所属事務処理機関に対して指示命令するもの
(6) 達 特定の個人又は団体に対して特定の事項を指示命令するもの
(7) 指令 個人若しくは団体の申請、願い又は伺いに対して指示命令するもの
(文書の記号及び番号)
第27条 文書には、次の各号により記号及び番号をつけなければならない。ただし、法令に記号及び番号について特に規定されているもの、許可証、認可証、辞令、表彰状、副申書、書簡文等並びに慣例により記号及び番号を必要としないものについては、この限りでない。
(2) 指令については、町名と指令の種類並びに町名及び課名の頭字に各課に備え付ける文書処理簿により番号をつけること。この場合において、町名及び課名の頭字については、「平総」の例による記号とするものとする。(以下次号において同じ。)
(3) 一般文書については、町名及び課名の頭字に各課に備え付ける文書処理簿により番号をつけること。この場合軽易な事案に属する文書には、番号をつけないで「号外」として処理することができる。
(4) 文書の番号は、会計年度(第1号に規定するものにあっては、暦年)間を通ずる連続の番号を用いること。ただし、同一事案に係るものについては、当該年度内に限り、同一の番号を用いることができる。
(文書の差出名)
第28条 文書は、町長名を用いなければならない。ただし、委任された事項及び軽易なものについては、町名、副町長名、課長名又は課名を用いることができる。
(公印の使用)
第29条 文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書又は行政区長に対するものについては、この限りではない。
2 契約又は登記関係の文書で書類の枚数が2枚以上にわたるものは、その両面にかけて割印を押さなければならない。ただし、袋とじをした文書については、のりづけの箇所に割印を押さなければならない。
(文書の日付)
第30条 文書の日付けは、施行の日とする。ただし、特に期日に指定のあるものについては、この限りでない。
(公文例式)
第31条 文書の例式は、公文例式規程(昭和40年岩手県訓令第6号)の例によらなければならない。
第6章 保管及び保存
(文書の保管)
第32条 完結した文書は、当該完結の日の属する年度の翌年度の初日から起算して1年間主管課において保管するものとする。
(保存年限)
第34条 保存年限は、法令等に特別に定めのあるもののほか、次の5種類とし、別に定める文書保存年限表による。
(1) 第1類 永久保存
ア 町の沿革に関する書類
イ 境界変更及び廃置分合等に関する書類
ウ 事務所の位置に関する書類
エ 条例及び規則の原議
オ 人事に関する書類
カ 許可及び認可に関する書類
キ 財産及び積立金の管理、処分に関する書類
ク 公の施設の管理に関する書類
ケ 訴訟に関する書類
コ 歳入歳出予算書及び決算書
サ 議会の会議録及び議決書
シ 統計等で重要な書類
ス その他重要な書類で10年を超えて保存の必要なもの
(2) 第2類 10年保存
会計証票等で契約及び効力等から10年以上保存の必要はないが、5年を超えて保存の必要なもの及びその他の重要書類で永久保存の必要はないが、5年を超えて保存の必要なもの
(3) 第3類 5年保存
往復文書等で5年以上保存の必要はないが、3年を超えて保存の必要なもの
(4) 第4類 3年保存
簿冊等で3年以上保存の必要はないが、1年を超えて保存の必要なもの
(5) 第5類 1年保存
軽易な文書等で1年以上保存の必要のないもの
(製本の要領)
第35条 文書の製本要領は、次のとおりとする。
(1) 文書は、会計年度(会計年度により難いものにあっては、暦年)により製本すること。この場合において、1冊の厚さは10センチメートルを限度とし、10センチメートルを超えるものについては、適宜分冊するものとする。
(2) 同一種類の文書で数箇年度にわたり完結するものは最終年度の文書に、数種類に関連するものは、その関係の最も深い種類に合冊すること。ただし、継続事業又は一事業で多数の文書があるものについては、1件書類として製本することができる。
(3) 絵図面、写真、ひな形等で文書とともに製本でき難いものは、別に袋若しくは筒等に収容し、又は結束して文書との関係を記載すること。
(5) 文書の製本は、背表紙(様式第14号)を付し、所要事項を表示すること。
(保存上の注意)
第36条 総務課長は、次の事項に留意して、保存文書を管理しなければならない。
(1) 保存文書は、文書保存庫の書架に課別に分類整理しておくこと。
(2) 文書保存庫内においては、喫煙その他一切の火気を使用しないこと。
(3) 文書保存庫には施錠し、その予備かぎは、退庁の際警備員に引き継ぐこと。
(4) 文書保存庫は、使用中以外は、みだりに開閉しないこと。
(庁外搬出の制限)
第37条 保存文書は、庁外に搬出してはならない。ただし、官公庁、その他から借覧、謄写又は証拠として提出等の請求があったときで、町長の指示を受けた場合は、この限りでない。
(文書の廃棄)
第38条 主管課長は、保管又は保存を必要としない文書を廃棄するものとする。
2 主管課長は、保存年限を経過した文書を総務課長に合議のうえ、廃棄するものとする。
3 主管課長は、保存年限を経過しない文書であっても、保存の必要がないと認められるものは、総務課長に合議のうえ、廃棄できる。
4 総務課長及び主管課長は、廃棄する文書のうち、他に漏れて支障のあるもの又は印影を悪用されるおそれのあるものについては、消除、裁断、焼却等の処理をしなければならない。
(非常持出)
第39条 重要書類は、持出しやすい書箱に納め、見やすいところにこれを置き、「非常持出」の表示を朱書し、あらかじめ重要度に応じた順位を定めておかなければならない。
附則
1 この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成11年訓令第15号)
この訓令は、平成11年4月1日から施行する。
附則(平成13年訓令第6号)
この訓令は、公布の日から施行し、平成13年4月1日から適用する。
附則(平成16年訓令第5号)
この訓令は、平成16年10月21日から施行する。
附則(平成17年訓令第4号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成17年訓令第9号)
この訓令は、平成17年7月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第2号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年訓令第1号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成23年訓令第1号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第3号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
改正文(平成28年訓令第5号)抄
平成28年4月1日から施行する。
様式第9号 削除